مدیریت بر خود
مدیریت بر خود (چگونه با مدیریت بر خود به اهدافمان دست یابیم)
دی 25, 1395
نظام آراستگی محیط کار (5S)
نظام آراستگی محیط کار (۵S) چیست؟
تیر 31, 1396

هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور

هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور

هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور

به عنوان کسی که سالهاست در حوزه برنامه ریزی، استانداردسازی و سیستم ها در عرصه اجرایی کشور مسئولیت اجرایی و مشاوره داشته ام، معتقدم سازمانها نیازمند معرفی روش های هدفگذاری سریع متناسب با دنیای پیچیده امروز هستند. لازم دیدم روشی را که مبتنی بر مطالعات و البته تجربیات موثر کاری من (سید علی باقرپور) هست را با شما خوبان به اشتراک بگذارم. در این مقاله در ده گام روش «هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور» را مطالعه می کنید.

دنیای امروز به چه رهبرانی نیاز دارد؟

دنیا تغییر کرده است! و سرعت تغییرات هر روز در حال افزایش است. شاید ملموس ترین مصداق سرعت تغییرات در دنیا را بتوان در تکنولوژی ها و به صورت خاص در تلفن های همراه مشاهده کرد. از سال ۱۹۸۳ که شرکت موتورولا اولین گوشی موبایل به این سبک را  تولید کرد یا بیست سال قبل که شرکت IBM اولین گوشی هوشمند جهان را با نام IBM Simon Personal Communicator در آمریکا عرضه کرد تا امروز که دیگر در اختیار داشتن گوشی های لمسی جزء نیازها و انتظارات حداقلی مشتریان است، فقط ۳۴ ساله گذشته است و حالا صحبت از موبایل های نسل آینده با ویژگی هایی کاملاً جدید است.

شرکت بلکبری وعده داده تلفن همراهی خواهد ساخت که مشتری می تواند از پشت گوشی خود نیز به عنوان صفحه نمایش استفاده کند. شرکت ال جی قصد دارد تا گوشی هایی با بدنه ای از مواد بازیافتی، سازگار با محیط زیست و بدون نیاز به شارژ با برق را بسازد. شرکت فیلیپس در حال ساخت گوشی هایی است که می توان آن را به هر حالتی خم کرد و قابلیت تبدیل شدن به دسته های بازی برای کنسول های متفاوت را نیز دارد. شرکت اپل به دنبال تولید گوشی هایی است که به وسیله میکرو پروژکتوری کنترل می شوند. بدین صورت که شما قطعه ای را روی مچ خود می بندید و صفحه گوشی در کف دست شما نقش می بندد. این همه خلاقیت و ابتکار مستمر از کجا می آید؟ بدیهی است بخش قابل توجهی از این نوآوری ها حاصل مدیریت رهبران نوآور و آینده محوری همانند استیو جابز بوده است.

در این دنیای پر از عدم اطمینان و پر از پیچیدگی و تغییرات سریع تکنولوژیکی، سازمان ها رهبرانی چابک می خواهند که همپای سرعت تغییرات جهان و پیرامون سازمان ها (و اگر سازمانی می خواهد پیشرو باشد، سریع تر از تغییرات دنیا) بتوانند با تصمیمات و اقدامات سریع، نیاز سازی و موقعیت سازی کرده و اهداف سازمان را محقق کنند. بنابراین برای موفقیت سازمان ها در این شرایط لازم است، رهبران در اداره سازمانها سریعتر و چابک تر از قبل عمل کرده و افکار خود را بر روی آینده متمرکز کنند. آنها ناچارند با توجه به تلاطم دنیا و بازار تحت فعالیت خود مدام به روش های دستیابی به اهدافشان فکر کنند و با تجربه ها و اطلاعات جدید با سرعت هر چه تمام تر در اهدافشان بازنگری کرده و موقعیت خود را در بازار کسب و کار بهبود و سرعت ببخشند.

مراحل هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور

معمولاً برای هدفگذاری سازمانی بهترین تجویز علماء مدیریت، تدوین گام به گام اهداف سازمان با الگوهای مختلف برنامه ریزی استراتژیک است اما برای تدوین یا بازنگری اهداف سازمان به سبک این نوع برنامه ریزی، معمولاً حداقل یک ماه زمان نیاز است و سازمانهای آینده محور منتظر سپری شدن این زمان نمی مانند و به سرعت اقدامات لازم را طرح ریزی می کنند.

به همین جهت لازم است روش هایی برای هدفگذاری سریع در سازمان ها مورد استفاده قرار گیرد که گام های زیر راهنمایی برای هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور است:

۱- تشکیل تیم و تعریف مسئله

اولین کاری که برای هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور باید انجام دهیم این است که مسئله را به خوبی تعریف کنیم و افراد موثر و خوش فکرمان را متناسب با مسئله تعریف شده، جمع کنیم. یکی از موثرترین راه هایی که می توان با آن تعهد افراد در اجرای اهداف را افزایش داد، مشارکت دادن کارکنان در تعیین اهداف و شیوه تحقق آنهاست. با این روش، کارکنان نسبت به اهداف حس مالکیت پیدا کرده و خود را مسئول نتایج کارشان می دانند.

لازم است مشخص کنیم چه تغییراتی در صنعت و وضعیت رقبایمان رخ داده و آنقدر مهم بوده که باید برخی اهدافمان را به سرعت بازنگری کنیم. چه مسئله ای باعث شده است تا به این نتیجه برسیم که بایستی فرمان سازمانمان را به سمت و سویی دیگر متمایل کنیم یا به سمت هدفی دیگر تغییر جهت بدهیم.

حالا وقت آن است که مسئله ای که با آن مواجهیم را بنویسیم و آن را بر روی کاغذ یا تخته وایت برد درج کنیم. آنچه بسیار مهم است می بایست مسئله را به قدری شفاف طرح نماییم که وقتی تمام حضار در جلسه آن را می خوانند، تفسیر و برداشت یکسانی از آن داشته باشند.

یکی از تکنیک هایی که می توانیم مسائلمان را با استفاده از آن شفاف کنید، تکنیک ۵why  است. بدین نحو که تا ۵ بار بپرسیم که چرا این اتفاق افتاده تا ریشه موضوع برایمان دقیق تر مشخص شود. البته در بسیاری اوقات به چرای پنجم نرسیده، اصل مسئله خود را به ما نشان خواهد داد. مثلاً به جای نوشتن عبارت «کاهش  فروش محصول A شرکت» بپرسیم: چرا فروش محصول A کاهش یافته؟ علت عمده اش این است که شرکت رقیب به شکل عجیبی قیمت کالای جایگزین ما را کاهش داده. چرا قیمت کالای جایگزین ما را کاهش داده؟ چون توانسته با استفاده از ماشین آلات جدید، هزینه تولید کالا را کاهش دهد. خب! ظاهراً صورت مسئله در چرای دوم خود را نشان داد و راه را هدفگذاری ما روشن تر کرد.

۲- طوفان به پا کردن!

سعی کنیم متناسب با مسئله ای که تعریف کردیم راه حل ها را فقط یادداشت کنیم و به سبک روش طوفان ذهنی (Brainstorming) هیچ کس نظر یا راه حل فرد دیگری را نقض نکند و اتفاقاً از طرح ایده های غیرمعمول استقبال کنیم. سپس ایده ها را دسته بندی و جمع بندی کرده و ۳ راهکار برتر را انتخاب کنیم و روی آنها بحث کنیم.

گاهی ممکن است ایده ها را با هم ترکیب کنیم یا از فصل مشترک آنها ایده ای جدید پیدا کنیم. باید توجه کنیم که در لیست کردن ایده ها فراموش نکنیم قرار است این طرح ها به افزایش رضایت ذینفعان ما منجر شود. به عبارت دیگر تمرکز ما با طرح ایده های جدید، بایستی بر روی ذینفعان باشد نه صرفاً شکست دادن رقبا و افزایش تولید و سهم بازار.

زمان فیلتر نظرات و انتخاب اهداف برتر که فرا رسید، باید نکته ظریفی را مد نظر قرار دهیم که اگر به آن دقت نشود احتمال شکست را به طرز شگفت انگیزی افزایش می دهد: اهداف باید هم تحقق پذیر باشند و هم بلندپروازانه. اما سوالی که همیشه در این مواقع مطرح می شود این است که چگونه مرز بین تحقق پذیر بودن و بلندپرواز بودن را رعایت کنیم؟

ما باید اهدافی را مشخص کنیم که بتوانیم آن را محقق کنیم و افراد را به هیجان بیاوریم و به آنها این حس را بدهیم که تحقق اهداف چالش بزرگی است. ایجاد توازن بین تحقق پذیری و بلندپروازانه بودن اهداف بسیار مهم است. اگر اهداف ما خیلی بلندپروازانه باشد این خطر وجود دارد که افراد نتوانند آن ها را محقق کنند. بنابراین تیم ما به سرعت مایوس می گردد. اگر اعضاء تیم ما هدفی داشته باشند که ممکن نباشد و به تبع آن پاداش آن افراد به دلیل عدم تحقق اهداف کاهش یابد، آنها ما را مقصر می دانند.

این مقاله را از دست ندهید  مشخصات یک هدف خوب و اثربخش چیست؟ صرفاً SMART کافی نیست!

۳- اولویت بندی

در گام سوم هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور باید تلاش کنیم راه حل هایمان را اولویت بندی کنیم و مشخص کنیم بکارگیری کدام راه حل به چه دلایلی اثربخش تر است. در این مرحله باید مشخص کنیم که کدام اهداف به سازمان ما کمک می کند تا تاثیر عمیق تر و بیشتری بر ایجاد نتایج مورد نظرمان بگذاریم.

تکنیک موثری که می توانیم در اولویت بندی اهدافمان بکار بگیریم، قانون معروف پارتو یا همان قانون ۸۰ – ۲۰ است. به این معنی که ۲۰ درصد از کارهایی که انجام می دهیم ۸۰ درصد از نتیجه نهایی را به همراه می آورد. در نتیجه باید در جستجوی آن کارهای ۲۰ درصدی باشیم.

۴- مسیریابی

گام چهارم برای هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور این است که با مشارکت یکدیگر مشخص کنیم چه کارهایی هست که باید برای تحقق اهداف انجام دهیم. باز به همان روش طوفان فکری کلیه کارهایی که به ذهنمان می رسد را یادداشت نماییم و. این موضوع باعث می شود که درک یکسان و استانداردی از مسیر پیدا کرده و زبان مشترکی برای طی طریق! پیدا کنیم. لازم است برای هر ۳ راه حل، مسیریابی کنیم.

البته بایستی توجه داشته باشیم که لازم نیست جزییات انجام کارها به کارکنان دیکته شود. بایستی به مجریان برنامه ها آزادی عمل کافی داد تا برای حصول نتایج، به سلیقه خود عمل نمایند. شخصاً این تجربه را داشته ام که وقتی تا ریزترین سطح برنامه ریزی انجام می شود و حتی روش های انجام کارهای جزیی مشخص می شود،  تعهد مجریان برای کسب نتیجه کاهش یافته و به اصطلاح ریسک عدم تحقق نتایج، به مدیرانی که جزییات را دیکته کرده اند منتقل می شود. در واقع روش هایی که از بالا به کارکنان دیکته می شود بسیار کم اثر از روش های انجام مدنظر خود کارکنان است. جان کلام اینکه مسیریابی به معنی تعیین ریز فعالیت های هر برنامه و هدف نیست.

۵- تعیین ضرب العجل

پس از مسیریابی و برنامه ریزی برای انجام اهداف تعیین شده، ابتدا لازم است روابط پیش نیازی کارها را مشخص کنیم. حتما ملاحظه کرده اید که در هر برنامه ای مواردی وجود دارد که آغاز آنها وابسته به انجام و تکمیل اموری دیگر است.

پس از تعیین روابط پیش نیازی کارها، باید مشخص کنیم هر یک از اقدامات در مسیری که ترسیم کرده ایم حداکثر تا چه تاریخی بایستی پایان یابد. اگر ضرب العجل تعیین نکنیم، چطور می توانیم پیشرفت کارها را کنترل کنیم؟! برای تعیین برنامه شروع و پایان کارها، می توان از ابزارهای ساده ای مثل گانت چارت استفاده کرد.

این مقاله را از دست ندهید  مدیریت بر خود (چگونه با مدیریت بر خود به اهدافمان دست یابیم)

۶- تخصیص منابع

گام ششم روش هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور، تخصیص مناسب منابع است. بسیاری از هدفگذاری های سازمانی به این دلیل با مشکل مواجه می شوند که اهداف و فعالیت ها، بدون تعیین منابع لازم، برنامه ریزی می شوند. تصور کنید یک روز برای رفتن به محل کارتان که ۲۰ کیلومتر با خانه شما فاصله دارد، هیچ پول نقد و غیر نقد و وسیله نقلیه ای نداشته باشید! چطور می توانید به محل کار مراجعه نمایید؟ پس چطور برخی از ما انتظار داریم بدون اینکه مشخص کنیم اهدافمان با استفاده از کدام منابع مالی و انسانی انجام می شود، محقق شوند!

به عنوان برنامه ریزیان سازمانی، ما باید مدیریت ریسک قوی داشته باشیم و قبل از اجرای اهداف، مشکلات احتمالی که هر هدفی با آن روبرو می شود را شناسایی کنیم. تعیین کنیم که آیا منابع مالی برای اجرای برنامه ها کافی است؟ آیا فردی موثر، گروه مجری برنامه ها یا شرکت را ترک می کند؟ آیا کار بیش از آنکه فکر می کردیم زمان می برد؟ سپس راهکارهای ممکن برای رفع این موانع را از قبل طرح ریزی کرده و خود ار آماده مواجهه حتمالی با آن شرایط کنیم.

یکی دیگر از ناکامی هایی که در مورد منابع ممکن است اتفاق بیفتد، این است که با وجود اینکه تعیین می کنیم چه کسانی با چه مقدار منابع مالی، کاری را انجام دهند، افراد دقیقاً نمی دانند باید چه کارهایی را انجام دهند تا برنامه و هدفی که برای آن ها تعیین شده محقق شود. به عبارت دیگر آنها باید دقیقاً از نقش خود در واحدی که کار می کنند، مطلع شده باشند.

در تخصیص منابع، موانع و محدودیت هایی که با آن مواجه هستیم را هم لازم است مشخص کنیم و تعیین کنیم برای مقابله با آنها چه اقداماتی را انجام خواهیم داد.

کار بسیار مهم دیگری نیز می بایست انجام دهیم و آن این است که تحقق اهداف را به ارزیابی عملکرد افراد پیوند بزنیم تا کارکنان دقیقا متوجه شوند که انجام یا عدم انجام فعالیتهایشان مورد بررسی دقیق قرار خواهد گرفت. یا به کارکنانمان توضیح دهیم که چرا اهداف و برنامه هایی که انتخاب کرده ایم، برای سازمان مهم است و با تحقق این هدف چه منافع مستقیم و غیرمستقیمی به آن فرد می رسد. مثلاً اگر اهداف سازمان محقق شد، به میزان یک ماه حقوق دریافتی آنها، پاداش خواهند گرفت یا خدماتی رفاهی همچون اقامت چندروزه در کیش نصیب آنها خواهد شد.

۷- اقدام سریع 

اقدام سریع لازمه موفقیت در هر هدفی است. برای بسیاری از ما اتفاق افتاده ایده هایی داشته ایم که به علت تعلل در اقدام، توسط دیگران اجرا شده اند و همیشه حسرت خورده ایم که کاش به قول معروف دست روی دست نمی گذاشتیم و به سرعت طرح هایمان را به مرحله عمل می رساندیم.

شاید جمله تبلیغی یک شرکت بین المللی بهتر از هر چیز گویای این شرایط باشد:

ایده ها هیچ وقت منتظر نمی مانند!

این مقاله را از دست ندهید  چگونه فرد متعهدی باشیم؟

۸- اعلام معیارهای ارزیابی

یکی از راه هایی که احتمال تحقق اهداف را افزایش می دهند، تعیین معیار عملکرد برای آن اهداف است. به این معنا که مشخص شود اگر هدف محقق شود، دقیقاً چه اتفاقی می افتد؟ ما قبل از اقدام مجریان برنامه ها، باید برای آنها مشخص کنیم که چگونه می فهمیم که به آن هدف رسیده ایم.

مثلاً «رضایت مشتری» شاخصی کافی برای مشخص کردن انتظار و معیار عملکرد مناسبی برای ارزیابی اینکه توانسته ایم به هدفمان برسیم نیست. به جای این نوع کلی گویی بهتر است بگوییم شاخص عملکرد ما «ارتقاء سیستم CRM به نحوی که نارضایتی مشتری ۲ درصدی کاهش یابد» است. حتما شما هم این موقعیت را به کرات ملاحظه کرده اید که وقتی نحوه ارزیابی از قبل اعلام نشده باشد و شاخص های ارزیابی تحقق اهداف از مدیری به مدیر دیگر متفاوت است، سردرگمی و ناامیدی کارکنان جند برابر شده است.

۹- دیده بانی مستمر

در گام نهم هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور باید به صورت مستمر فعالیت های طرح ریزی شده را چه به لحاظ زمانی و چه به لحاظ کیفی مورد بررسی قرار داده و پیشرفت آن را زیر ذره بین ببریم. بدیهی است که در صورت مشاهده انحراف از اهداف و برنامه های از پیش تعیین شده، بایستی اقدامات اصلاحی جدیدی را به سرعت طرح ریزی کرده و برای ارائه بازخورد به افراد وقت لازم را درنظر بگیریم و به آنها بگوییم کارشان را چطور بایذ اصلاح کنند. مدیران ناخدای کشتی هستند، بنابراین بایستی در برابر موج های دریای متلاطم کسب و کارشان، جهت کشتی را به سوی مقصد مورد نظرشان تغییر دهند.

۱۰- مستندسازی درس آموخته ها

گام دهم برای هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور مستندسازی درس آموخته هاست.

وقتی هدفی محقق می شود باید مرور کنیم که چه کاری با کیفیت مناسبی اجرا شده است و چه چیزی باید در آبنده تغییر کند. اشتباهات، درس ها و موفقیت هایمان را باید مستند کنیم. بررسی کنیم هدف چگونه محقق  شده؟ افراد چه کار کرده اند؟ چه زمانی و چگونه کارها انجام شده است؟

با استفاده از درس آموخته های کسب شده، باید تعیین کنیم که چگونه می توانیم سریعتر اهداف آینده سازمانمان  را محقق کنیم.

و در انتها نیز وقتی به هدفی کلیدی دست یافتیم و توانستیم مسئله ای که در گام اول با خرد جمعی طرح ریزی نموده بودیم، را پاسخ دهیم، باید آن رویداد را به نحو شایسته ای در ذهن همکارانمان حک کنیم. مثلاً جشنی بگیریم و پاداش مناسبی به افراد دخیل در این نتیجه هدیه کنیم تا ضمن تشکر از افراد و  تجدید قوای آنها، همکارانمان را از پیش برای فتح قله های بلندتر آماده نماییم.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ثبت نام دوره رایگان تحول فردی
GET IT NOW
500% MORE SUBSCRIBERS
EFFICIENCY
BOOST YOUR SALES
CREATIVITY
INSPIRE YOUR VISITORS
BE UNIQUE
CREATE UNIQUE POPUPS
دوره صوتی رایگان تحول فردی
یک ساعت محتوای آموزشی شامل
متن آزمایشی توضیحات
دوره صوتی رایگان تحول فردی
یک ساعت محتوای آموزشی شامل
چگونه هدف گذاری کنیم؟
چگونه موثر برنامه ریزی کنیم؟
چگونه بر تنبلی هایمان غلبه کنیم؟
چگونه از زمانمان بیشترین بهره را ببریم؟
چگونه با صرف زمان کمتر، عملکرد بهتری داشته باشیم؟