نظام آراستگی محیط کار (۵S) چیست؟

هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور
هدفگذاری سریع سازمانی به سبک رهبران آینده محور
تیر 16, 1396

نظام آراستگی محیط کار (۵S) چیست؟

نظام آراستگی محیط کار (5S)

نظام آراستگی محیط کار (۵S) چیست؟

جملات زیر برای اکثر ما بسیار آشنا و البته تداعی کننده بی نظمی و شلختگی ماست. شاید هزاران بار با خود فکر کرده ایم که چگونه می توانیم بر مشکلاتی این چنینی فائق آییم و راه حلی همیشگی برای آن پیدا کنیم. نظام آراستگی محیط کار (۵S) که حروف ابتدای ۵ کلمه ژاپنی Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu, Shitsuke است، راهنمایی برای ایجاد فرهنگ آراستگی در سازمانها، منازل و حتی در زندگی شخصی است و با اجرا و استمرار آن می توانیم برای همیشه با چالش ها و موقعیت های زیر خداحافظی کنیم:

وااااااای! اینجا شتر با بارش گم میشه که!
پیدا کردن یه نامه تو اینجا مثل پیدا کردن یه سوزن تو انبار کاهه!
خانم جورابای من کجااااااااس؟
همکار جان، دیروز یه گزارش آماده کرده بودم، تو ندیدی من کجا گذاشتمش؟
کی میشه یه بارم از این کتابهایی که انقدر جا گرفته استفاده کنی؟
چیکار کنم با این همه کاغذ باطله؟
یه بار ما آرزو به دل موندیم بیایم پشت میز تو، شیشه رو میزت تمیز باشه.
نمی خوای لیوانی که دیروز باهاش چایی خوردی رو تمیز کنی بذاری سر جاش؟
یه ساعته دارم دنبال یه نامه می گردم پیداش نردم هنوز. کلافه شدم!
هیچیت سر جاش نیست! هر روز به یه شکلی اتاقتو مرتب می کنی؟!
یه مدت خوب افتاده بودی هر هفته به نظافت. انگار دوباره برگشتی به روزهای شلختگی!

نظام آراستگی محیط کار (5S)

شروع نهضت اجرای نظام آراستگی محیط کار (۵S) بدین صورت بود که پس از جنگ جهانی دوم، ژاپنی ها با الهام از نظام خانه داری صنعتی یا Housekeeping که در آمریکا مورد استفاده قرار می گرفت، با لحاظ کردن اصول فرهنگی کشور خود، سنگ بنای نظام آراستگی محیط کار یا ۵S را بنا نهادند.
شاید شعر مرحوم مجتبی کاشانی که پس از بازدید از ژاپن تحت تاثیر اجرای نظام آراستگی محیط کار (۵S) قرار گرفتند و فرهنگ ۵S را به کشورمان وارد کردند و به پدر ۵S ایران معروف شدند، به صورت مختصر و مفید بهتر از هر متن و گفتار دیگری، کارکرد این نظام را توصیف نماید:
رمز پیروزی ژاپن بسته پنج عامل است . گرچه آن در دین ما دارای شرح کامل است
لیک آنها در عمل آن را عبارت گشته اند . رتبه اول به تولید و تجارت گشته اند
رمز اول، هر چه زائد را برون بردن زکار (Seiri) . رمز دوم، هر چه را در جای خود دادن قرار (Seiton)
رمز سوم، هر چه در جایش نهادن بعد کار (Seiso) . رمز چهارم، شیوه آموزش زنجیره وار (Seiketsu)
رمز پنجم، در نظافت شُهره دوران شدن (Shitsuke) . در حقیقت پاسدار نیمی از ایمان شدن
آنچه ژاپن آزموده جمله در احکام ماست . همتی باید که این شایستگی انعام ماست

 
این مقاله را از دست ندهید  مدیریت بر خود (چگونه با مدیریت بر خود به اهدافمان دست یابیم)

هدف نظام آراستگی محیط کار (۵S)

فرض کنید به اتفاق همه اعضاء خانواده از مهمانی برگشته اید و برق منزلتان نیز رفته است و خانه آنقدر تاریک است که یک قدم جلوتر از خودتان را هم نمی بینید و قرار است در آن تاریکی یک چیز را پیدا کنید. اگر ندانید چیزی که دنبال آن هستید کجاست، چطور میتوانید در آن تاریکی به آن دست یابید.
هدف نظام آراستگی۵S این است که پس از اجرا و استقرار آن در منزل یا محل کار چشم بسته و بدون فوت وقت چیزی که به دنبال آن هستید را پیدا کنید. به همین سادگی!

فواید نظام آراستگی محیط کار (۵S)

علاوه بر اینکه قرار است با پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار (۵S) عمرمان را کمتر صرف جستجو و یافتن اقلام مورد نظر خود می کنیم، اجرای صحیح این نظام، موجب ایجاد بستر مناسبی برای افزایش ایمنی و در نتیجه کاهش و پیشگیری از سوانح و حوادثی همچون آتش سوزي، احتراق، انفجار، سقوط اجسام در محل کار خواهد شد. همچنین در مصرف بهینه مواد و اقلام موجود و یا مخفي ماندن یا مفقود شدن مواد، قطعات و ابزار در هم با يكديگر در اثر انباشت نامنظم آنها بسیار موثر خواهد بود.
اما موارد فوق، مهم ترین فایده پیاده سازی موفق نظام آراستگی محیط کار (۵S) نیست. به دلیل اینکه استقرار این نظام، با هزینه و زمان پیاده سازی کمتر و نتایج ملموس تری نسبت به استانداردهای دیگر اتفاق می افتد و سازمان در خلال استقرار نظام آراستگی محیط کار (۵S) به استاندارد کردن فعالیت ها و نظم پذیری و انضباط محور بودن عادت می کند، زمینه برای اجرای سیستم های مدیریتی دیگر همچون ISO 9001, ISO 14001, Ohsas 18001 و … و طی نمودن پله های بعدی تعالی سازمان مهیا خواهد شد.

اهمیت و تاثیر اجرای نظام آراستگی محیط کار (۵S)

اهمیت و تاثیر اجرای نظام آراستگی بر محیط کار ۵S را باید در تفاوت بین وضعیت کثیف، به هم ریخته و آشفتگی محیط و وضعیت تمیزی و آراستگی محیط کار جستجو کرد. مسلم است که وقتی محیطی مرتب باشد و همه چیز سر جای خودش باشد، روحیه، نشاط و شادابی افرادی که در آن محیط زندگی می کنند بسیار بیشتر است.
تصاویر زیر گویای تغییر و تاثیر اجرای نظام آراستگی بر محیط کار است:

نظام آراستگی محیط کار (5S)

نظام آراستگی محیط کار (5S)

 

نظام آراستگی محیط کار 5S

این مقاله را از دست ندهید  مهارت یادگیری- چرا باید یادگیری را یاد بگیریم؟

اصول نظام آراستگی محیط کار (۵S)

اصل اول از نظام آراستگی محیط کار (۵S) – ساماندهی (Seiri)

در S اول از نظام آراستگی محیط کار (۵S) با عنوان ساماندهی ابتدا بایستی مشخص کنیم چه اقلامی در اختیار ما یا واحد در اختیار ماست. پس از لیست کردن کلیه اقلام باید مشخص کنیم کدام اقلام برای استفاده، ضروری و کدامیک غیرضروری است. مسلم است که وقتی در محیط کارمان اقلام غیرضروری فراوانی وجود دارد، فضای مفید در اختیار ما بسیار کمتر شده، منابع سازمان بلااستفاده مانده، زمان جستجوی اقلام بیشتر شده و در نتیجه بهره وری کمتری در کار خواهیم داشت. البته قبل از این انتخاب باید معیارهایمان برای تعیین اقلام ضروری و غیرضروری مشخص شده باشد و متناسب با اولویت ها، میزان استفاده سطح دسترسی آن را مشخص کنیم.


پس از تفکیک اقلام ضروری و غیرضروری از هم، برای اقلام غیرضروری چهار حالت را می توان جهت تعیین تکلیف تصور کرد:
۱- اقلامی که مورد نیاز ما و هیچ یک از واحدهای سازمانی نیستند و بایستی آن را کنار بگذاریم
۲- اقلامی که مورد نیاز واحد ما نیستند اما مورد استفاده واحدهای دیگر قرار می گیرند و بایستی در اختیار آنها قرار گیرد
۳- اقلامی که مورد نیاز واحد ماست اما لازم است برای استفاده مجدد آن را تعمیر یا تعویض نمود
۴- اقلامی که مورد استفاده هیچکدام از واحدها نیست اما می توان آن را فروخت
برای اقلام ضروری نیز می توان چهار حالت را تقسیم بندی کرد:
۱- اقلامی که هر روز و هر ساعت استفاده می شود را در نزدیکترین جا روی میز یا داخل کشو نگهداری کرده یا حتی آن را در صورت امکان با خود حمل کنیم
۲- اقلامی که هر هفته یک یا چند بار از آن استفاده می کنیم و معمولاً آن را داخل کشوی میز کار یا نزدیکترین قفسه نگهداری می کنیم
۳- اقلامی که به صورت ۶ ماهه یا سالانه از آن استفاده می کنیم را در دورترین جای اتاق یا انبار نگهداری می کنیم
۴- اقلامی که مورد استفاده قرار نمی گیرند ولی باید در سازمان نگهداری شود را در اتاق بایگانی راکد قرار داده و آن را با برچسب شناسایی کنیم

 

اصل دوم از نظام آراستگی محیط کار (۵S) – نظم و ترتیب (Seiton)

در S دوم نظام آراستگی محیط کار (۵S) بعد از اینکه اقلام ضروری را مشخص کردیم، باید بهترین و مناسب ترین مکان برای هر کدام از اقلام ضروری را با توجه به میزان استفاده ای که از اقلام می کنیم، مشخص کنیم به نحوی که وقتی اراده کردیم از محصول مورد نظر استفاده کنیم، ظرف حداکثر ۳۰ ثانیه آن را فراخوان کرده و مورد استفاده قرار دهیم. براي اینکه جاي اشياء مختلف را فراموش نکنیم، بهتر است فهرستي از اشياء و محل نگهداري آنها تهيه كنيم و با استفاده از برچسب، اشياء نگهداري شده در يك محل خاص را مشخص نمائيم.


در این مرحله باید نحوه استقرار و چیدمان هر واحد، بخش، اتاق، فرد، ميز، كمد، کشو، زونکن‌ها و نامه ها مشخص شود و اقلام پس از استفاده در محل تعيين شده قبلي خود قرار گيرند.
از جمله کارهایی که در Sدوم یا نظم و ترتیب انجام می گیرد عبارتند از:
• افراد با چاپ و نصب لیبل های رومیزی شناسایی می شوند
• بر روی زونکن ها لیبل های هم اندازه و متحد الشکل قرار داده شود
• در ورودی ساختمان و هر طبقه تابلو اعلانات نصب گردد
• کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و ورودی آن نصب شود
• سیم های کامپیوتر و برق به وسیله داکت، بست و لوله خرطومی مهار شوند تا ضمن آراستگی از خرابی آن نیز جلوگیری شود
• لیبل ورودی، خروجی و در دست اقدام در هر طبق از کازیه ها نصب شود
• از زونکن ایستاده برای مدارک دم دستی پرکاربرد استفاده شود
• ساعت دیواری یا عکس های متحد الشکل تولید شده و در واحدهای مختلف توزیع شود
• از نصب هرگونه برگه یادداشت بر روی دیوار، میز و مانیتور جلوگیری شود
• زیر شیشه میز افراد هیچ برگه و کارت ویزیتی نباشد
• محل استقرار خودروها مشخص و در صورت نیاز خط کشی شود
• در پایان روز کاری، میز کار به تمیزترین حالت ممکن بازگردانده شود

 

اصل سوم از نظام آراستگی محیط کار (۵S) – پاکیزه سازی (Seiso)

در S سوم نظام آراستگی محیط کار (۵S) بنایمان بر این اصل استوار است که با تدوین برنامه ای برای پاکیزه سازی، مسئولین پاکیزه نمودن و پاکیزه نگاه داشتن تمام نقاط سازمان یا منزل خود را مشخص کرده و با تهیه و استفاده از چک لیست، فرآیند پاکیزه سازی را پایش و کنترل کنیم و اجازه کثیفی و ناآراستگی مجدد را به محیط خود ندهیم و درواقع عملی پیشگیرانه را انجام دهیم. در صورت مشاهده هرگونه منابع آلودگی اعم از آلودگی های محیطی یا صوتی نیز علل آن را جستجو کرده و حذف یا کنترل نماییم.


از جمله کارهایی که در Sسوم یا پاکیزه سازی انجام می گیرد عبارتند از:
• تهیه لوازم بهداشت فردی و عمومی برای کارکنان
• تدوین برنامه بازدید مستمر ۵S توسط مدیریت ارشد سازمان و ابلاغ آن به کارکنان
• شناسایی و رفع خرابی ها، نشتی ها و فرسایش محیط بخصوص درب، دیوار، سقف، کف، شیرآلات و …
• شناسایی و حذف یا کنترل منابع آلودگی صوتی (سروصداهای محیطی اعم از موسیقی های بلند، بلند حرف زدن با یکدیگر یا تلفن و … )
• شناسایی و حذف یا کنترل منابع آلودگی فیزیکی (گرد و خاک، آلودگی های پرینتر، دستگاه های تکثیر و دستگاه های مشابه، نشت روغن، استفاده از تهویه نامطلوب و …)
• مشخص کردن محل جمع آوری کاغذهای باطله برای جداسازی این کاغذها از زباله های دیگر

 
این مقاله را از دست ندهید  تحول درون؛ زیربنای موفقیت (راهکارهایی برای تحول درون)

اصل چهارم از نظام آراستگی محیط کار (۵S) : استانداردسازی (Seiketsu)

در S چهارم نظام آراستگی محیط کار (۵S) به معنی استانداردسازی، به دنبال آن هستیم تا با نوشتن دستورالعمل ها و ایجاد فرم های مختلف، اقدامات انجام شده در سه S اول (Seiri ، Seiton و Seiso) را به نحوی مدون و استاندارد کنیم تا از بازنگشتن به حالت قبل از استقرار نظام آراستگی محیط کار (۵S) اطمینان حاصل نماییم تا هر کس به سلیقه و شیوه خود یا درکی که از این نظام دارد، کارها را انجام ندهد و با معیارها و شاخص های خود آن را نسنجد.


از جمله اقدامات دیگری که در S چهارم بایستی انجام گیرد:
• تهیه چک لیست های ممیزی منتج از دستورالعمل های هر یک از S ها
• انجام ممیزی های دوره ای مستمر برای کشف عدم انطباق های سازمان با فرامین نظام آراستگی محیط کار (۵S) جهت بهبود اجرای این سیستم و اعلام نتایج ممیزی به کلیه سطوح سازمان
• تعیین معیارهای شفاف و دقیق از نتایج ۵S در ارزیابی عملکرد کارکنان
• انواع تابلوگذاری و استفاده از علائم و نشانه ها در ساختمان (اعم از علائم ایمنی، اطفاء حریق و …)

 

اصل پنجم از نظام آراستگی محیط کار (۵S) – انضباط (Shitsuke)

سازمانی را تصور کنید که کارکنانش محیط کار خود را همچون خانه خود بدانند و به نظافت و آراستگی آن همان قدر پایبند باشند که در منزل متعهد هستند. S پنجم نظام آراستگی محیط کار (۵S) به دنبال ایجاد انضباط از طریق ترغیب و عادت دادن کارکنان به آراستگی مستمر و انجام کارهای صحیح است. برای ساخت چنین عادتی، بدیهی است نیاز به جلب مشارکت کلیه کارکنان و برگزاری آموزش های فراوان به شیوه های متنوع (همچون انتشار فیلم ها و جزوه های کمک آموزشی، برگزاری کارگاه های آموزشی مختلف و …) در سازمان می باشد تا با خودانضباطی، پیروی از مقررات و دستورالعمل های تدوین شده، عمل برحسب ۳ اس اول (Seiri، Seiton و Seiso) به کاری عادتی و تکرارشونده در سازمان بدل گردد و زمینه برای پیاده سازی استانداردهای دیگر مهیاتر گردد. بدیهی است ایجاد مشوق های لازم برای افزایش مشارکت کارکنان در راستای ایجاد فرهنگ خودانضباطی بسیار موثر بوده و سبب تسریع در اجرای موفقنظام آراستگی محیط کار (۵S) خواهد شد.
در حال تدوین محصولی تصویری و بسیار مفصل برای چگونگی پیاده سازی نظام آراستگی در محیط کار، منزل و … هستیم. کمی منتظر باشید(-:

1 دیدگاه

  1. محمود گفت:

    ممنون مطلب خوبی بود

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

ثبت نام دوره رایگان تحول فردی
GET IT NOW
500% MORE SUBSCRIBERS
EFFICIENCY
BOOST YOUR SALES
CREATIVITY
INSPIRE YOUR VISITORS
BE UNIQUE
CREATE UNIQUE POPUPS
دوره صوتی رایگان تحول فردی
یک ساعت محتوای آموزشی شامل
متن آزمایشی توضیحات
دوره صوتی رایگان تحول فردی
یک ساعت محتوای آموزشی شامل
چگونه هدف گذاری کنیم؟
چگونه موثر برنامه ریزی کنیم؟
چگونه بر تنبلی هایمان غلبه کنیم؟
چگونه از زمانمان بیشترین بهره را ببریم؟
چگونه با صرف زمان کمتر، عملکرد بهتری داشته باشیم؟